ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ
ВОЛОНТЕРОВ

РОЛИ ВОЛОНТЕРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Служба встречи и отъезда

ОПИСАНИЕ

Волонтеры этой функции – первые, кого по прибытию видят гости и участники Чемпионата. Волонтеры обеспечивают радушный прием и достойную встречу участников, встречают прибывших участников и гостей в зонах приезда. После прохождения регистрации на стойке прибытия и получения багажа, волонтеры направляют/сопровождают до парковки автобусов. Главная задача - проверить, все ли прилетели, прибыл ли багаж, сверить списки фамилий и занести данные в базу.

ФУНКЦИОНАЛ

  • встречи и проводы участников и гостей чемпионата в аэропорту, на железнодорожных вокзалах и автобусных станциях, других объектах транспортной инфраструктуры;
  • оказание радушного приема участникам и гостям чемпионата;
  • оказание помощи участникам и гостям чемпионата при прохождении досмотровых, таможенных процедур, посадке в транспорт, в том числе с погрузкой/выгрузкой багажа;
  • регистрация прибытия и координация посадки участников и гостей чемпионата в предусмотренный для них транспорт для дальнейшей отправки по маршрутам следования;
  • учет прибывших/убывших участников и гостей чемпионата;
  • решение оперативных вопросов, возникающих у прибывающих/отъезжающих участников и гостей чемпионата;
  • работа на информационных стойках в зонах прибытия участников и гостей чемпионата, предоставление информации о программе мероприятия, маршрутах и расписании движения транспорта, прочей информации по запросу; навигация и управление потоками прибывающих и отъезжающих участников и гостей чемпионата.
Служба трансфера

ОПИСАНИЕ

Волонтеры этой функции помогают организовывать трансфер гостей и участников чемпионата в шаттлах и информируют о функционирующем общественном транспорте.

ФУНКЦИОНАЛ

  • предоставление информации о маршрутах и расписании движения транспорта, консультирование участников и гостей чемпионата транспортного обслуживания;
  • распределение потоков людей по направлениям следования транспорта, сбор отъезжающих, учет загрузки транспортных средств и регулирование очередей;
  • оказание помощи участникам и гостям чемпионата при посадке в транспорт, в том числе с погрузкой/выгрузкой багажа;
  • взаимодействие с представителями транспортных служб;
  • сопровождение транспорта, оказание помощи водителю в рассадке в транспортные средства, при ориентировании на местности и следовании по необходимому маршруту, коммуникация с пассажирами и предоставление им информации о маршруте движения;
  • работа на транспортных стойках, прием заявок на транспорт и передача их диспетчеру, оповещение о прибытии транспорта;
  • сопровождение прибывших участников и гостей до мест размещения.
Служба размещения участников

ОПИСАНИЕ

Команда волонтеров «Размещения» будет помогать в решении вопросов, возникающих при заселении клиентских групп в период Чемпионата. Волонтеры этого направления будут работать в отелях и помогать в расселении участников и гостей Чемпионата.

ФУНКЦИОНАЛ

  • решение вопросов, возникающих при расселении участников и гостей чемпионата;
  • создание комфортных условий проживания;
  • встреча гостей в отелях или иных средствах массового размещения;
  • помощь в размещении, решении типовых и организационных вопросов;
  • контроль наличия в гостиницах необходимых информационных листовок и буклетов;
  • консультирование гостей по различным вопросам и установление их контакта с ответственными лицами;
  • информационная и лингвистическая поддержка гостей чемпионата в средствах массового размещения;
  • сверка данных заселения и списка прибывших гостей;
  • копирование и оформление документов;
  • предоставление справочной информации;
  • помощь при выезде.
Служба аккредитации и регистрации

ОПИСАНИЕ

Волонтеры «Аккредитации» будут регистрировать всех участников Чемпионата и выдавать им персональный аккредитационный бейдж (аккредитацию), позволяющий иметь доступ на объекты Чемпионата. Волонтеры будут работать со всеми участниками Чемпионата, начиная с экспертов, персонала и заканчивая зрителями, выдавать им аккредитации с соответствующим их статусу временем действия и зонами доступа на Чемпионат. Волонтеры будут работать в Главном аккредитационном центре: зона аккредитации будет разделена на секторы (VIP, пресса, эксперты, делегации, официальные лица, волонтеры и персонал).

ФУНКЦИОНАЛ

  • выпуск персонифицированных или не персонифицированных аккредитационных карт(бейджей) с соответствующими зонами доступа, включая идентификацию человека и его роли на чемпионате, фотографирование, изготовление самой карты;
  • работа с QR сканерами;
  • работа с базами данных, поиск данных, их верификация, внесение новых данных;
  • выдача карт аккредитации;
  • консультирование по вопросу процедуры аккредитации, использованию аккредитационных карт, зонам доступа и аккредитационному зонированию.
Центр выдачи униформы

ОПИСАНИЕ

Волонтеры направления «Центр выдачи униформы» занимаются комплектацией, а также выдачей униформы и сувенирной продукции Чемпионата, осуществляя дополнительный полный контроль за этим процессом.

ФУНКЦИОНАЛ

  • сбор пакетов участника и экипировки;
  • выдача экипировки представителям клиентских групп;
  • информирование о порядке выдачи экипировки;
  • выполнение отчетной работы (ведение ведомости выдачи униформы, работа с документами).
Служба организации питания

ОПИСАНИЕ

Волонтеры данной функции, будут помогать участникам, гостям, экспертам и прочим категориям участников Чемпионата в рассадке, в разведении потоков очередей, информировать о наличии свободных мест в точках питания, сканировать бейджи. Волонтеры должны быть приветливыми, готовыми оказать помощь гостям и уметь работать в команде. Волонтеры будут следить за тем, чтобы зоны питания всегда содержались в чистоте. Опыт работы в сфере общественного питания приветствуется.

ФУНКЦИОНАЛ

  • управление потоками гостей в зонах питания;
  • консультация гостей по вопросам питания;
  • работа с QR сканерами;
  • консультация по прохождению процедуры сканирования;
  • помощь в организации бесперебойной работы точек питания;
  • контроль деятельности точек питания, в том числе соблюдения чистоты, наличия полного ассортимента блюд и напитков, работы необходимого числа линий раздачи и касс;
  • своевременное информирование оргкомитета обо всех возникающих вопросах;
  • консультирование по ассортименту представленной продукции.
Служба информационных станций "City Volunteers"

ОПИСАНИЕ

Волонтеры направления "Информационные станции "City Volunteers" (городские волонтеры) будут работать на утвержденных дислокациях. На разных точках города волонтеры будут информировать гостей и жителей о Чемпионате, билетах на Церемонии, о городском транспорте и достопримечательностях, о возможности посетить площадку проведения Чемпионата.

ФУНКЦИОНАЛ

  • предоставление необходимой информации о чемпионате;
  • распространение информационных материалов.
Информационная служба

ОПИСАНИЕ

Волонтеры направления «Информационная служба» будут работать непосредственно на площадке Чемпионата. Волонтеры будут заниматься информированием гостей и участников Чемпионата в таких вопросах, как время и место проведения мероприятий, время и маршруты движения автотранспорта, контактные данные и т.д.

ФУНКЦИОНАЛ

  • работа на информационных стойках на объектах Чемпионата;
  • предоставление необходимой информации о чемпионате;
  • распространение информационных материалов;
  • приём потерянных или найденных вещей на инфо-стойку, консультирование о порядке приёма найденных и выдачи потерянных вещей.
Служба навигации

ОПИСАНИЕ

Волонтеры направления «Навигация Чемпионата» занимаются управлением потоками участников и гостей Чемпионата, владеют полной информацией о времени и месте проведения мероприятий. Волонтеры-навигаторы должны быть готовы приветливо и дружелюбно отвечать на вопросы гостей и участников, ориентировать их на объектах Чемпионата, при необходимости сопроводить до места назначения (конференц-зал, переговорная, питание и т.д.).

ФУНКЦИОНАЛ

  • распределение людских потоков на территории объектов ;
  • помощь в проверке аккредитаций, билетов;
  • предоставление информации клиентским группам на объекте о программе, пунктах питания, медицинском обслуживании и пр;
  • работа в павильонах, на трибунах.
Служба протокола

ОПИСАНИЕ

Волонтеры направления «Протокол» будут задействованы при проведении встреч с официальными лицами, представителями Оргкомитета, государственных органов исполнительной власти, делегаций. Волонтеры данного направления будут сопровождать VIP клиентские группы и станут непосредственными участниками официальных событий. Волонтеры функции «Протокол» также будут следить за соблюдением правил протокола официальных мероприятий. Волонтеры протокола должны быть приветливыми и выполнять свою функцию профессионально.

ФУНКЦИОНАЛ

  • участие в организации сервисов для высокопоставленных лиц, VIP-персон;
  • участие в обеспечении контроля доступа в VIP-зоны и на VIP-трибуны;
  • встреча высокопоставленных гостей и их рассадка;
  • работа на приветственных стойках;
  • предоставление информационных материалов, выдача сувенирной продукции, приглашений и других средств доступа;
  • работа на официальных приемах;
  • ответы на вопросы по программе чемпионата;
  • координация деятельности VIP-зоны (порядок в зоне, наличие необходимых материалов);
  • сопровождение VIP-гостей на объекте и в другие зоны.
Волонтеры деловой программы

ОПИСАНИЕ

Волонтеры этого направления участвуют в организации и проведении официальных встреч в рамках деловой программы Чемпионата, в том числе заседаний и совещаний с участием высокопоставленных лиц. Также в профессиональные обязанности волонтеров этого направления входят подготовка залов для проведения пресс-конференций и переговорных комнат для официальных встреч, а также встреча и рассадка участников Деловой программы.

ФУНКЦИОНАЛ

  • вовлечение в подготовку и проведение деловой программы;
  • оформление зала заседания: подготовка куверток, установка настольных протокольных флагов (по необходимости), раскладка раздаточного материала, вынос микрофонов, стульев, работа с крупным и мелким реквизитом;
  • содействие при подготовке материалов к заседаниям (совещаниям): сбор и обработка полученной информации, копирование и скрепление материалов;
  • содействие при проведении процедуры регистрации участников и приглашенных на заседание (совещание);
  • работа с выступающими, встреча и сопровождение до зала;
  • работа в коридорах: координация, раздача материалов;
  • подготовка и распределение наградной продукции в рамках деловой программы (в случае необходимости).
Волонтеры выставочных зон

ОПИСАНИЕ

Волонтеры будут работать непосредственно в выставочной зоне, ассистировать представителям Союза и партнерских организаций

ФУНКЦИОНАЛ

  • содействие при подготовке и оснащении функционирования стенда;
  • вовлечение в активности, проводимые в рамках выставочного стенда;
  • общение с посетителями стенда;
  • выполнение мелких поручений представителя.
Экскурсионная программа Чемпионата

ОПИСАНИЕ

Волонтеры этого направления будут задействованы в проведении экскурсий по территории Чемпионата, презентации площадок проведения Чемпионата и представлении рабочих зон конкурсантов зрителям, большая часть из которых будет состоять из школьников. Специально для этого направления Оргкомитетом будет разработана методическая продукция и проведено специальное профильно-ориентированное обучение.

ФУНКЦИОНАЛ

  • проведение ознакомительных экскурсионных программ для групп школьников в зоне соревнований, проведение интерактивных занятий с посетителями выставки;
  • распространение информационных материалов движения "Молодые профессионалы";
  • информационная поддержка групп школьников;
  • ответы на вопросы посетителей, работа с предложениями.
Служба культуры и церемонии

ОПИСАНИЕ

Волонтеры направления будут оказывать помощь в организации и проведении одних из самых важных и ярких событий Чемпионата – церемониях Открытия и Закрытия, а также церемониях награждения лауреатов и победителей Чемпионата. Волонтеры будут помогать организаторам за кулисами, возможно в самих церемониях. Они также будут привлечены к работе с большими группами людей. Опыт участия волонтеров в культурно-массовых мероприятиях приветствуется.

ФУНКЦИОНАЛ

  • работа на входе, сканирование QR-кодов на билетах;
  • работа с выступающими (Встречать/провожать артистов, отвечать за своевременный выход на сцену/уход со сцены артистов во время репетиций и концертных программ) эмоциональная поддержка зрителей в процессе ожидания;
  • пересадка зрителей при задвоении билетов, нарушениях обзора с выкупленных мест, обнаружении поломки кресел;
  • навигация и управление потоками зрителей, помощь в рассадке зрителей;
  • оказание помощи зрителям и другим клиентским группам в поиске своих мест и локаций, санитарных комнат, медицинских пунктов, торговых точек, других важных/востребованных элементов инфраструктуры объекта;
  • информирование зрителей о правилах поведения на объекте, программе чемпионата, расписании и маршрутах движения транспорта;
  • участие в подготовке репетиций и основных показов, участие в отдельных моментах представления, например: разворачивание тканевых полотен, массовые перестроения, вынос микрофонов, стульев, раздаточного материала, табличек, флагов, других символов и атрибутов;
  • подготовка наградной атрибутики для церемоний награждения;
  • вынос наградной продукции, призов, сбор и координация очередности выхода участников и победителей для награждения.
Операционная команда

ОПИСАНИЕ

Волонтеры будут работать в штабах организаторов, ассистировать и помогать представителям Союза в решении оперативных вопросов.

ФУНКЦИОНАЛ

  • работа в штабах;
  • содействие при подготовке и оснащении функционирования штабов;
  • работа с документами.
Служба взаимодействия со СМИ

ОПИСАНИЕ

Задача функции по обеспечению работы СМИ – предоставление оптимальных условий для работы аккредитованных СМИ на Чемпионате. Волонтеры, которые будут отвечать за разные аспекты этого направления, будут распределены на несколько групп. Волонтерам предстоит отвечать на запросы и предоставлять необходимую информацию всем представителям СМИ. Они также будут собирать запросы на интервью, сообщать аккредитованным журналистам о различных технических или организационных изменениях и выполнять другие поручения. Волонтеры по обеспечению работы СМИ будут помогать журналистам и фотографам в соревновательной и выставочной зонах, на позициях для фотографов, в комнатах пресс-конференций. Им предстоит встречать представителей СМИ и предоставлять им необходимую оперативную информацию, распространять билеты и дополнительные средства доступа, обеспечивать поддержку в рабочих зонах.

ФУНКЦИОНАЛ

  • помощь в организации работы пресс-центров, координация графика и содействие в подготовке пресс-конференций;
  • распространение среди представителей СМИ пресс-релизов, программ чемпионата, других информационных материалов;
  • сопровождение представителей СМИ на объекте;
  • работа на информационных стойках в пресс-центрах;
  • информирование журналистов о пресс-активностях, любых технических и организационных изменениях;
  • консультирование журналистов по вопросам предоставления сервисов и работы пресс-объектов;
  • помощь в организации работы зон интервью, сбор заявок на интервью;
  • работа с текстами;
  • помощь в подготовке новостей и обзоров (поиск контента, свод информации, редактирование написанных текстов, уточнение информации, работа с базой данных);
  • взаимодействие со спикерами.
Ассистенты соревновательных площадок

ОПИСАНИЕ

Волонтеры, сопровождающие компетенции Чемпионата, будут закреплены за конкурсными площадками. Они будут помогать экспертам на площадках: координировать работу той или иной компетенции (согласно заданию эксперта), осуществлять контроль тайминга работы площадки, организовывать подготовку площадки согласно требованиям экспертов, решать оперативно возникающие вопросы, контролировать пропускной режим на соревновательной площадки.

ФУНКЦИОНАЛ

  • работа в зоне проведения соревнований и в зонах, предназначенных для конкурсантов, контроль порядка в указанных зонах;
  • подготовка зоны проведения соревнований к соревнованиям, включая помощь в проверке, маркировке, установке или выдаче необходимого инвентаря, нанесении разметки;
  • помощь судьям, хронометраж, отслеживание количественных показателей соревнований и обеспечение их достоверности, фиксирование результатов, подготовка протоколов, ведение статистики;
  • обслуживание зоны проведения соревнований во время проведения соревнований, сопровождение конкурсантов и сопровождающих в указанной зоне;
  • контроль безопасности в зоне проведения соревнований;
  • обеспечение участников соревнований необходимой информацией;
  • контроль за предоставлением сервисов конкурсантам.